La eficiencia a través de la tecnología: un deber y un derecho del siglo XXI
La eficiencia es una cualidad que muchos podrán relacionar con el talento. Quien tenga la mayor habilidad para una determinada función, posiblemente será quien la cumpla mejor. No estamos aquí para entrar en debate sobre un tema tan complejo, pero nos vamos a permitir afirmar algo que sabemos: independientemente del IQ de una persona, es posible mejorar la productividad mediante el esfuerzo. Y con las herramientas tecnológicas de las que disponemos hoy, tenemos facilidades que debemos aprovechar.
Las herramientas de hoy en día son vitales para todas las personas que se desempeñen en el mundo contemporáneo. En muchas entrevistas de trabajo sale a relucir el tema. Tanto el pasante como el jefe deben saber manejarse en el ámbito tecnológico: ante los cambios que van surgiendo, es necesario ir adaptándose. Ayer, la imprenta reemplazó las labores que los monjes hacían en los claustros medievales. El 2020 sorprendió al globo con una cuarentena mundial, que en gran parte se ha sobrellevado gracias a las posibilidades de las que disponemos ahora.
Podemos empezar diciendo que, quienes se dediquen a tareas de redacción -como elaborar informes, notas de prensa o propuestas-, deberían utilizar Google Drive. La plataforma puede hacer todo lo que un texto en Word es capaz de hacer: cambiar las tipografías, los tamaños, insertar hipervínculos, colocar comentarios; etc. Pero no pretende ser solo una versión online del programa de Office: su principal ventaja radica en que los documentos son guardados de forma automática, y la comunicación entre el escritor y el editor se da con fluidez, inclusive pueden trabajar un texto simultáneamente, cuenta con la opción de chat. Si se trabaja en Venezuela bajo el riesgo constante de que se vaya la electricidad, eso supone un beneficio.
Google Drive no se limita al almacenamiento de escritos. Pueden realizarse archivos de diferentes formatos en su plataforma. De hecho, conserva perfecto la calidad de las fotografías, y hasta puede transcribir al texto el contenido de los documentos en PDF o las imágenes. Si se requiere hacer una presentación en equipo, es perfectamente viable utilizar esta nube virtual para poner sobre la mesa qué contenidos tendrá, todo de forma online.
Si una persona quiere trabajar de forma individual, haciendo “clic” en “Nuevo”, es posible organizar carpetas con todo el contenido que subimos. Con un uso razonable, este conjunto de herramientas nos podrían ahorrar minutos buscando elementos dispersos en nuestras computadoras y correos, mejorar nuestras comunicaciones con quienes nos toque trabajar y hasta servir como respaldo en caso de que nuestro monitor falle.
Otra herramienta que debemos destacar de la misma casa productora es Google Calendar. Como su nombre lo indica, es un calendario electrónico, pero a diferencia de uno físico en el que te limitas a anotar sobre un papel, en este tienes la presión de que tus notas serán recordadas como correos electrónicas en tu cuenta de Gmail, función que, en caso de que te hostigue, puedes desactivar. Además, todo lo que escribamos en sus fechas determinadas podrá incluir cosas como el tiempo de duración o la ubicación. Su sistema tiene la opción de invitar contactos a los eventos que desees, e inclusive, crear calendarios compartidos. Y para evitar confusiones, puedes jugar con los colores e imágenes de fondo en los días seleccionados.
La primera herramienta mencionada es para almacenar y organizar todo lo necesario para tu vida laboral, la segunda, para no olvidar las fechas importantes. La tercera tiene un poco de ambas: Evernote da la posibilidad al usuario de escribir notas, las cuales pueden utilizar el teclado de un teléfono o pueden ser de forma táctil, como también mediante fotos o grabaciones. Además, es posible escribir de forma veloz, pues la aplicación tiene la opción de mantener sus íconos constantemente en la pantalla del teléfono, para evitarnos la molestia de buscarla. Hasta tenemos la opción de utilizarla con la pantalla de bloqueo. A fin de facilitar su uso, el usuario puede colocar correos electrónicos en esas notas. Y al igual que ocurre con las ya mencionadas, está abierta la función de compartir con miembros de nuestro equipo nuestros textos. Para recordar cosas puntuales, que no necesiten convertirse en documentos, resulta útil.
Una ventaja de estas tres herramientas es que pueden sincronizarse entre sí, utilizando funciones como guardar notas en Drive o en el calendario de Google. Conecua tiene tutoriales para aprender, paso por paso, a utilizar estas plataformas. Son facilidades que permiten que una persona pueda ahorrar tiempo y energía a otras, evitar percances y mejorar su comunicación con los compañeros de trabajo. No es necesario ser un genio para poder aumentar la productividad mediante las ventajas que la tecnología nos ha dado. Es nuestro deber y derecho convertirnos en la mejor versión de nosotros mismos.
